Pourquoi les écoles établissent toujours des emplois du temps à la main (et pourquoi cela leur coûte des semaines)

Chaque été, dans des milliers d'écoles, quelqu'un ferme la porte de son bureau avec une feuille de calcul, une pile de demandes d'enseignants et un sentiment d'effroi croissant. Il n'est pas nécessaire qu'il en soit ainsi.

Demandez à n'importe quel directeur adjoint ou coordinateur académique quel est le pire moment de son année et vous entendrez étonnamment souvent la même réponse : l'emploi du temps.

Je n'enseigne pas. Pas d'inspections. Même pas la saison budgétaire. L'emploi du temps.

Cela se produit généralement pendant les semaines les plus calmes de l'année, fin juin, juillet, août, lorsque le bâtiment est vide et que la pression est invisible pour tout le monde sauf pour la personne qui le fait. Une personne (parfois deux) s'assoit avec la liste principale des professeurs, des matières, des salles et des groupes de classe, et commence à placer les leçons dans une grille. À la main Cellule par cellule.

Puis, trois jours plus tard, ils découvrent que le professeur de physique qui enseigne également les mathématiques ne peut pas être à deux endroits le mardi matin, et la moitié de la grille s'effiloche.

Voici ce que les personnes extérieures au processus apprécient rarement : l'établissement d'un emploi du temps scolaire n'est pas une tâche administrative. C'est un problème d'optimisation combinatoire, et c'est un problème brutal

Un établissement d'enseignement secondaire de taille moyenne peut avoir :

• 40 à 60 professeurs, chacun ayant ses propres matières, contrats et horaires à temps partiel
• 20 à 30 groupes de classe, chacun ayant besoin d'une semaine complète de cours Des dizaines de
• salles, certaines génériques, d'autres spécialisées (laboratoires, gymnases, salles de musique
• ) Des centaines de leçons individuelles qui
doivent toutes aboutir quelque part

Chaque leçon que vous placez limite toutes les leçons que vous n'avez pas encore placées. Mettez la double période de biologie de Mme García le lundi à 9 heures, et vous venez de supprimer des options pour son groupe de chimie, pour le laboratoire 2 et pour chaque classe qui partage des étudiants avec ce groupe de biologie

Le nombre d'emplois du temps possibles, même pour une école modeste, dépasse le nombre d'atomes dans l'univers observable. Les humains le résolvent de toute façon, grâce à l'expérience, à l'intuition et à des efforts héroïques d'effacement. Mais « le résoudre » à la main signifie généralement :

• Deux à six semaines réservées à une personne âgée Un
• résultat réalisable, mais pas bon, il fonctionne, mais personne n'ose y toucher
• Un seul point d'échec : si cette personne part, les connaissances institutionnelles partent avec
elle

Le pire aspect d'un emploi du temps élaboré à la main, ce ne sont pas les semaines qu'il faut pour le construire. C'est ce qui se passe ensuite.

Un nouveau professeur arrive en octobre. Une salle est inondée. Le gouvernement modifie les heures requises pour une matière. Dans un emploi du temps construit à la main, chaque changement est terrifiant, car la personne qui l'a élaboré sait mieux que quiconque à quel point il est fragile. Les écoles doivent donc faire de mauvais compromis pendant toute une année au lieu de risquer de tirer le fil

Cette rigidité a un coût réel : les enseignants sont confrontés à des horaires qui ne tiennent pas compte de leurs préférences déclarées, les élèves ont des lacunes dans leur journée, des salles spécialisées restent vides tandis que les classes se pressent dans les mauvais espaces.

automatisation des horaires n'est pas une nouveauté, mais elle a longtemps été l'apanage de logiciels de bureau coûteux et complexes qui semblaient avoir été conçus en 1998 (parce que c'était le cas). La génération actuelle d'outils fonctionne différemment, et cette évolution mérite d'être comprise.

L'idée de base : vous décrivez le problème ; le solveur effectue le placement.

Vous expliquez au logiciel ce qui est vrai à propos de votre école : qui enseigne quoi, quelles salles existent, ce dont chaque groupe a besoin, qui travaille à temps partiel le jeudi, quel professeur préfère le matin. Ensuite, un solveur de contraintes recherche cet espace astronomique d'emplois du temps possibles et en renvoie un sans aucun conflit : pas de professeur à deux endroits, pas de salle réservée deux fois, pas de groupe

Avec Arignote Timetable, cette étape de génération ne prend que quelques minutes, et non des semaines. Et comme la production d'électricité est peu coûteuse, tout le lien avec l'emploi du temps change :

• L'itération devient possible. Vous n'aimez pas le premier résultat ? Ajustez une contrainte et régénérez. Vous pouvez explorer cinq variantes en un après-midi, ce qui demanderait presque un trimestre à un planificateur manuel.
• Les changements cessent d'être effrayants. Un nouveau professeur en octobre ? Mettez à jour les données, résolvez-les à nouveau, révisez le diff. L'emploi du temps devient un document vivant plutôt qu'un monument fragile.
Les préférences deviennent des données, pas des politiques.
• Lorsque « M. Blanco ne préfère aucun cours en première période » est une contrainte enregistrée plutôt qu'une négociation de couloir, le processus devient plus juste et plus transparent, et le logiciel la respecte à chaque fois qu'il

Chaque école pense que ses contraintes sont particulièrement impossibles. Campus à sites divisés. Professeurs répartis entre deux écoles. Blocs d'options où quatre sujets sont traités simultanément dans trois groupes. Doubles périodes qui ne doivent pas chevaucher le déjeuner

C'est exactement le domaine où la construction manuelle échoue et où les résolveurs de contraintes brillent : un solveur ne se lasse pas de la contrainte #200. Un bon logiciel de gestion des horaires gère ces concepts comme des concepts de premier ordre : des matières en plusieurs sessions regroupées en une seule unité, des leçons synchronisées entre les groupes, des fenêtres de disponibilité par enseignant, voire des réunions du personnel programmées dans la même grille contrôlée

Si un outil ne peut pas exprimer l'une de vos contraintes réelles, c'est une raison pour en choisir un autre, et non pour revenir à la feuille de calcul.

Soyons honnêtes quant à ce que l'automatisation fait et ne fait pas.

Cela n'exclut pas l'humain du processus.

Il supprime le travail mécanique : les semaines de placement manuel, les retouches en cascade après chaque conflit découvert, la peur de toucher une grille terminée. La personne qui avait l'habitude de passer l'été avec une feuille de calcul récupère ce temps pour les aspects du travail qui nécessitent réellement son jugement

Pour la plupart des écoles, c'est la différence entre un emploi du temps qui existe simplement et un emploi du temps qui est réellement bon.